Jak sprawdzić, czy firma narusza rozporządzenia sankcyjne?
Listy sankcyjne bywają aktualizowane nawet kilka razy w tygodniu, a zakazy z rozporządzeń UE dotyczą nie tylko konkretnych podmiotów, ale też rodzajów towarów, usług i transakcji. Kontrahent, który wczoraj był „czysty”, jutro może zostać objęty restrykcjami. Dlatego jednorazowa weryfikacja sankcji nie wystarczy – potrzebny jest audyt sankcyjny, który pokaże, czy firma w ogóle panuje nad tym ryzykiem. Zobacz, co na ten temat mówią eksperci LITIGATO.
Ważnym obszarem takiej analizy jest również handel z państwami trzecimi, szczególnie w kontekście ryzyka obejścia sankcji wobec Rosji i Białorusi.
Naruszenie rozporządzeń sankcyjnych – jakie konsekwencje grożą firmie?
Za naruszenie sankcji firma może zostać obarczona karą sięgającą do 20 mln zł. Osobie odpowiedzialnej za zawarcie transakcji grozi pozbawienie wolności na co najmniej 3 lata, a sąd może orzec przepadek towaru. Wykonawca, który figuruje na liście lub którego beneficjent rzeczywisty jest objęty sankcjami, zostaje wykluczony z zamówień publicznych, a banki mogą odmówić obsługi firmom podejrzanym o łamanie sankcji. Unijna dyrektywa 2024/1226 przewiduje dla przedsiębiorstw kary sięgające nawet 5% światowego obrotu lub 40 mln euro.
W kontekście działań organów kontrolnych warto sprawdzić również, jak przebiegają Kontrole i postępowania podatkowe.
Audyt sankcyjny firmy krok po kroku
Audyt zgodności sankcyjnej przebiega podobnie jak każdy audyt prawny:
- określenie celu i zakresu – cała działalność albo wybrany obszar, np. eksport,
- zebranie dokumentów: umów, bazy kontrahentów, klasyfikacji taryfowych, historii płatności,
- sprawdzenie, jak procedury działają w praktyce, także w rozmowach z działami sprzedaży, zakupów i logistyki,
- identyfikacja nieprawidłowości i ryzyk,
- raport z rekomendacjami naprawczymi.
Co powinien obejmować audyt sankcyjny firmy?
Kluczowe obszary to struktura właścicielska partnerów, zasięg geograficzny działalności, rodzaj towarów (zwłaszcza objętych kontrolą eksportu i towarów podwójnego zastosowania) oraz waluty rozliczeń. Sankcje obejmują również podmioty kontrolowane przez osoby z list – w praktyce zwykle przy co najmniej 50% udziałów. Trzeba też sprawdzić, czy sama transakcja nie narusza zakazów sektorowych lub embarga handlowego z rozporządzenia 833/2014.
Jak sprawdzić kontrahenta na liście sankcyjnej?
Polską firmę wiążą listy krajowa (MSWiA), unijna i ONZ. Listę OFAC czy brytyjską warto uwzględnić przy rozliczeniach w dolarach lub kontaktach z rynkami tych państw. Screening sankcyjny ułatwiają narzędzia, które przeszukują wiele list naraz i generują raport. Sama nazwa firmy to jednak za mało – procedura KYC (Know Your Customer) powinna objąć beneficjentów rzeczywistych, członków zarządu i negatywne informacje medialne. KRS nie pokaże bowiem kontroli faktycznej.
Jak wdrożyć compliance sankcyjny w firmie?
Skuteczny compliance sankcyjny opiera się na:
- screeningu przed każdą transakcją, a nie raz w roku,
- liście sygnałów ostrzegawczych i ścieżce eskalacji,
- klauzulach sankcyjnych, w tym zakazie re-eksportu do Rosji,
- szkoleniach dla pracowników sprzedaży, zakupów i finansów,
- zapisie każdego wyniku weryfikacji z datą i wersją listy.
Jeśli audyt wykryje ryzyko, transakcję trzeba wstrzymać, przeprowadzić pogłębione due diligence sankcyjne i rozważyć zgłoszenie do właściwego organu. Dokumentacja tych działań będzie najlepszym dowodem należytej staranności.
W zakresie pozostałych obowiązków przedsiębiorstwa warto sprawdzić również bieżące doradztwo podatkowe oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Dlaczego regularny audyt sankcyjny jest ważny?
Naruszenie sankcji rzadko wynika ze świadomej współpracy z podmiotem z listy. Częściej jest skutkiem luk w procedurach: niesprawdzonej struktury właścicielskiej, pominiętego pośrednika czy nieaktualnego screeningu. Regularny audyt sankcyjny pozwala wykryć te słabe punkty, zanim zrobi to organ kontrolny. Weryfikacja kontrahentów, analiza towarów i kierunków handlu oraz rzetelna dokumentacja to dziś podstawa bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej.
W razie kontroli przedsiębiorca będzie musiał wykazać, że zrobił wszystko, czego można było od niego rozsądnie oczekiwać. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma przejdzie taką weryfikację bez niespodzianek, skontaktuj się z doradca podatkowym z Warszawy z zespołu LITIGATO – nasi eksperci przeprowadzą audyt sankcyjny, wskażą obszary ryzyka i pomogą wdrożyć procedury dopasowane do Twojej działalności.
Rekomendacje
LITIGATO Spory podatkowe wyróżnione w rankingu firm doradztwa podatkowego w 2022 roku
Wojciech Plawiak – rekomendowany doradca w podatku od nieruchomości
www.litigato.pl – TOP 5 w kategorii Najlepsze strony internetowe
Wojciech Pławiak jest ekspertem BCC w zakresie sporów podatkowych i podatku od nieruchomości.
LITIGATO Spory podatkowe jest członkiem Business Centre Club.
Business Centre Club
Wojciech Pławiak został uznany za najlepszego specjalistę w zakresie podatku od nieruchomości w 2015 r. w prestiżowym X ogólnopolskim rankingu Rzeczpospolitej oraz rekomendowany doradca w kategorii Podatek od nieruchomości w XIII edycji Rankingu za 2019 r.
Rzeczpospolita
