Zaliczka a zadatek – umowa budowlana
Zaliczka w robotach budowlanych i zadatek bywają traktowane jak synonimy, choć prawnie oznaczają coś innego, a pomylenie tych pojęć w umowie może kosztować inwestora sporo pieniędzy. Zaliczka jest wyłącznie zapłatą na poczet przyszłej usługi, bez funkcji zabezpieczającej – jeśli roboty nie zostaną wykonane, podlega zwrotowi niezależnie od tego, która strona zerwała współpracę. Zadatek umowa budowlana pełni inną rolę: jest zabezpieczeniem wykonania kontraktu i w zależności od tego, kto odpowiada za niewykonanie umowy, może przepadać albo być zwracany w podwójnej wysokości. Co istotne, sama nazwa wpłaty nie wystarczy – strony muszą wyraźnie zastrzec w umowie, że dana kwota ma charakter zadatku, bo w razie wątpliwości sądy traktują wpłatę jak zwykłą zaliczkę. Przy późniejszym rozliczeniu znaczenie mają również koszty uzyskania przychodu, zwłaszcza gdy wpłata ma zostać ujęta podatkowo. Zobacz, co na ten temat mówią eksperci LITIGATO, żeby uniknąć kosztownej pomyłki jeszcze przed podpisaniem umowy z wykonawcą.
Zadatek przy umowie o roboty budowlane – co mówi kodeks cywilny?
Zgodnie z kodeksem cywilnym zadatek dany przy zawarciu umowy o roboty budowlane działa jak zabezpieczenie umowy: gdy jedna ze stron nie wykonuje zobowiązania, druga strona może odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu. Jeśli winę ponosi wykonawca – na przykład nie przystępuje do prac w umówionym terminie lub w ogóle nie realizuje zlecenia – inwestor może żądać zwrotu podwójnego zadatku, co stanowi dla niego realną rekompensatę za utracony czas i konieczność szukania nowego wykonawcy. Jeśli to inwestor odstępuje bez winy wykonawcy – na przykład zmienia plany inwestycyjne – zadatek przepada na rzecz wykonawcy jako rekompensata za rezerwację terminu, materiałów i gotowość do realizacji zlecenia. Przy ustalaniu odpowiednich zapisów umownych pomocne może być bieżące doradztwo podatkowe, jeśli zabezpieczenie ma również skutki w rozliczeniach podatkowych.
Co przepada przy zerwaniu umowy budowlanej – zwrot zadatku przy rezygnacji
Zwrot zadatku rezygnacja z budowy – gdy inwestor sam wycofuje się z inwestycji bez powodu leżącego po stronie wykonawcy, zadatku nie odzyska, bo na tym właśnie polega jego funkcja zabezpieczająca świadczenie wzajemne obu stron umowy. Ta zasada bywa dla inwestorów zaskoczeniem, dlatego warto ją mieć na uwadze już przy negocjowaniu warunków płatności, a nie dopiero przy rozwiązaniu umowy budowlanej. Inaczej jest z zaliczką – niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy, podlega ona zwrotowi w części niewykorzystanej na poczet zrealizowanych prac, a wykonawca musi rozliczyć się z faktycznie wykonanego zakresu robót. W przypadku wątpliwości co do podatkowych skutków konkretnego sposobu rozliczenia warto sprawdzić także interpretacje podatkowe.
Zaliczka na roboty budowlane a VAT – rozliczenie zaliczki budowlanej
Obowiązek podatkowy VAT od otrzymanej zaliczki powstaje już w momencie jej wpływu na konto wykonawcy, a nie po zakończeniu robót – to jedna z najczęstszych pułapek w rozliczeniach budowlanych. Wykonawca budowlany musi wystawić fakturę zaliczkową nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczkę otrzymał, i wykazać ją w ewidencji sprzedaży na dzień wpływu środków. Na gruncie PIT i CIT sama zaliczka zwykle nie stanowi jeszcze przychodu – ten powstaje dopiero przy fakturze końcowej, choć u podatników rozliczających się metodą kasową w PIT przychód może powstać już w dniu otrzymania środków, co warto wziąć pod uwagę przy planowaniu przepływów finansowych firmy. Prawidłowe ujęcie takich operacji ułatwia również właściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Rozliczenie zaliczki przez wykonawcę budowlanego – kiedy to koszt podatkowy?
Zaliczka wypłacona wykonawcy z natury nie ma charakteru definitywnego, dlatego – jak potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 8 maja 2026 r. (sygn. I SA/Gl 1253/25) – nie może zostać uznana za koszt podatkowy, dopóki nie zostanie wystawiona faktura końcowa lub nie zakończy się spór co do zakresu wykonanych robót. Sprawa dotyczyła spółki, która prowadziła dwie inwestycje: w jednej roboty zostały ukończone, ale nie wystawiono jeszcze faktury końcowej, w drugiej wykonawca w ogóle nie przystąpił do prac, a spółka odstąpiła od umowy. Sąd podkreślił, że zaliczka podlega zwrotowi w razie odstąpienia od umowy, a dopóki trwa spór o zakres robót, wydatku nie można uznać za definitywny i bezzwrotny – co wyklucza jego rozliczenie jako kosztu uzyskania przychodu aż do wyjaśnienia sprawy. Jeżeli spór z organem podatkowym trafia na etap sądowy, znaczenie może mieć profesjonalna reprezentacja przed sądami administracyjnymi.
Jak bezpiecznie rozliczyć zaliczkę i zadatek w umowie budowlanej?
Prawidłowe rozróżnienie zaliczki i zadatku w umowie o roboty budowlane chroni obie strony przed nieporozumieniami przy rozwiązaniu umowy budowlanej i pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych, zwłaszcza że skutki finansowe błędnej kwalifikacji – zarówno na gruncie kodeksu cywilnego, jak i VAT czy podatku dochodowego – bywają odczuwalne dla obu stron kontraktu. Jeśli przygotowujesz umowę z wykonawcą lub inwestorem i nie jesteś pewny, jak zabezpieczyć rozliczenie robót budowlanych, zespół LITIGATO pomoże dobrać właściwe zapisy umowne i rozliczenie podatkowe zanim dojdzie do sporu. W takiej sytuacji wsparcia może udzielić także doradca podatkowy Warszawa.
Rekomendacje
LITIGATO Spory podatkowe wyróżnione w rankingu firm doradztwa podatkowego w 2022 roku
Wojciech Plawiak – rekomendowany doradca w podatku od nieruchomości
www.litigato.pl – TOP 5 w kategorii Najlepsze strony internetowe
Wojciech Pławiak jest ekspertem BCC w zakresie sporów podatkowych i podatku od nieruchomości.
LITIGATO Spory podatkowe jest członkiem Business Centre Club.
Business Centre Club
Wojciech Pławiak został uznany za najlepszego specjalistę w zakresie podatku od nieruchomości w 2015 r. w prestiżowym X ogólnopolskim rankingu Rzeczpospolitej oraz rekomendowany doradca w kategorii Podatek od nieruchomości w XIII edycji Rankingu za 2019 r.
Rzeczpospolita
