Podatek VAT – zasady rozliczeń i najważniejsze informacje dla przedsiębiorców 

Podatek VAT to jeden z kluczowych podatków w polskim systemie fiskalnym, który dotyczy niemal każdej firmy prowadzącej działalność gospodarczą. W 2025 roku pojawiło się kilka istotnych zmian, dlatego warto przypomnieć najważniejsze zasady rozliczeń VAT, obowiązki podatników oraz odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania.  

Co to jest podatek VAT i jak działa? 

Podatek od towarów i usług (VAT) to podatek pośredni, który obciąża konsumpcję – płaci go ostateczny nabywca towaru lub usługi, a przedsiębiorcy są jedynie pośrednikami w jego poborze. VAT nalicza się na każdym etapie obrotu gospodarczego: od produkcji, przez dystrybucję, aż po sprzedaż detaliczną. Przedsiębiorca dolicza VAT do ceny sprzedawanego towaru lub usługi, a następnie odprowadza go do urzędu skarbowego, pomniejszając o VAT zapłacony przy zakupach (mechanizm odliczenia).  

Jakie są stawki VAT w Polsce w 2025 roku? 

W Polsce obowiązują cztery główne stawki VAT, stawka podstawowe, stawki obniżone i stawka preferencyjna dla określonych transakcji 

Kto musi rozliczać VAT i jakie są zwolnienia? 

Obowiązek rejestracji do VAT mają przedsiębiorcy, których roczna sprzedaż przekracza 200 000 zł netto. Istnieją dwa główne typy zwolnień: 

• Zwolnienie podmiotowe – dla firm o obrotach do 200 000 zł rocznie. 

• Zwolnienie przedmiotowe – dla określonych rodzajów działalności, np. usługi medyczne, edukacyjne. 

Jak obliczać podatek VAT dla firm? 

Podstawą do obliczenia VAT jest kwota netto sprzedaży. Podatek należny to suma VAT od wszystkich wystawionych faktur sprzedażowych, a podatek naliczony to suma VAT z faktur zakupowych. Do urzędu skarbowego odprowadza się różnicę między VAT należnym a naliczonym. 

Wzór: 

VAT do zapłaty=VAT należny − VAT naliczony 

Przykład: Jeśli w danym miesiącu sprzedałeś towary za 10 000 zł netto (stawka 23%), VAT należny wynosi 2 300 zł. Jeśli zakupiłeś towary za 5 000 zł netto (VAT 1 150 zł), do urzędu odprowadzasz 2 300 zł – 1 150 zł = 1 150 zł1. 

Zasady rozliczeń VAT w Polsce – terminy i obowiązki 

• Terminy rozliczeń VAT: Deklaracje VAT składa się do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (zarówno przy rozliczeniu miesięcznym, jak i kwartalnym). 

• Fakturowanie VAT: Fakturę VAT należy wystawić co do zasady najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zapłaty. Faktura musi zawierać m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, datę, numer, nazwę towaru/usługi, stawkę i kwotę VAT. Można w niektórych przypadkach wystawić fakturę przed dostawą. 

• Obowiązki podatnika VAT: Rejestracja na druku VAT-R, prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupów, wystawianie faktur, składanie JPK_VAT, który zawiera część ewidencyjną i deklaracyjną, terminowa zapłata podatku. 

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia VAT? 

Do rozliczenia VAT niezbędne są: 

• Faktury sprzedaży i zakupu 

• Rejestry VAT sprzedaży i zakupów 

• Deklaracje VAT  

• Inne dokumenty księgowe (np. potwierdzenia przelewów, umowy) na żądanie urzędy. 

Najważniejsze zmiany w VAT w 2025 i 2026 roku 

Obecnie najbardziej istotną zmianą dla przedsiębiorców będzie wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który zrewolucjonizuje cały proces wystawania i odbierania faktur Terminy wejścia w życie zmian to: 

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, 

• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. 

Podsumowanie i zaproszenie do kontaktu 

Rozliczenia VAT są skomplikowane, a przepisy często się zmieniają. Warto na bieżąco śledzić nowelizacje i korzystać z pomocy doradcy podatkowego, by uniknąć błędów i sankcji. Jeśli masz pytania dotyczące zasad rozliczeń VAT, stawek, zwolnień, fakturowania lub potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu rozliczeń – skontaktuj się. Pomożemy Ci bezpiecznie i efektywnie prowadzić rozliczenia VAT w Twojej firmie! 

Wojciech Pławiak

Radca prawny | Doradca podatkowy

Telefon: +48 609 241 737
Email: wojciech.plawiak@litigato.pl