Zmiana formy opodatkowania w CEIDG

Każdego roku przedsiębiorcy mają możliwość zmiany formy opodatkowania prowadzonej działalności. Wybór formy opodatkowania działalności gospodarczej to jedna z najważniejszych decyzji, którą musi podjąć każdy przedsiębiorca. Decyzja oddziałuje bowiem na koszty prowadzenia firmy czy też na sposób rozliczeń z urzędem skarbowym.

Jak dokonać zmiany formy opodatkowania? W tym artykule przedstawiamy informacje niezbędne do dokonania zmiany formy opodatkowania w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz inne ważne aspekty związane z tym procesem.

Dlaczego warto dokonać zmiany formy opodatkowania?

Zmiana formy opodatkowania może przynieść realne zyski w postaci niższego podatku do zapłaty. Może również wpłynąć na sposób ustalania składek na ubezpieczenia zdrowotne. 

Decyzja o zmianie formy opodatkowania powinna być podjęta po przeprowadzeniu analizy finansowej oraz prognoz dotyczących sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w nadchodzącym roku podatkowym i kolejnych latach. Przy zmianie formy opodatkowania warto również wziąć pod uwagę możliwość zastosowania ulg podatkowych (np. ulgi IP BOX), kwoty wolnej od podatku czy też preferencji podatkowych (np. wspólne rozliczenie z małżonkiem). 

Jak zmienić formę opodatkowania w CEIDG?

Wybór formy opodatkowania następuje poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Oświadczenie to może zostać złożone w następujący sposób:

1. Elektronicznie 

Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG dokonać zmiany formy opodatkowania elektronicznie, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Oświadczenie o zmianie formy opodatkowania należy złożyć na Wniosku o zmianę danych firmy. W elektronicznym kreatorze należy wypełnić pole „Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego” i wskazać wybraną formę opodatkowania spośród trzech dostępnych:

• opodatkowanie na zasadach ogólnych,
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Wybór jednej z ww. form opodatkowania oznacza jednocześnie rezygnację z dotychczasowego sposobu rozliczeń z urzędem skarbowym.

Przy skorzystaniu z mawianego sposobu zmiany formy opodatkowania zalecamy uzyskanie potwierdzenia wysyłki dokumentu (UPO), by w razie sporu z organem podatkowym udowodnić swoje prawo do zastosowania wybranej formy opodatkowania. 

1. Listownie lub osobiście

Wypełnione oświadczenie o zmianie sposobu opodatkowania może zostać złożone przez przedsiębiorcę osobiście lub wysłane na adres właściwego naczelnika urzędu skarbowego listownie – listem poleconym, za pośrednictwem Poczty Polskiej. 

Zmiana formy opodatkowania w trakcie roku jest zasadniczo niemożliwa, ponieważ formę opodatkowania wybiera się na cały rok podatkowy. Istnieją jednak dwa wyjątki. Po pierwsze, w sytuacji gdy przedsiębiorca likwiduje działalność i zakłada nową firmę, ma możliwość wyboru innej formy opodatkowania. Po drugie – gdy w trakcie roku przedsiębiorca wznawia zawieszoną działalność gospodarczą, w takim przypadku wniosek o zmianę formy opodatkowania może być złożony w trakcie roku podatkowego w do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym przedsiębiorca osiągnął pierwszy przychód z działalności gospodarczej. 

Do kiedy należy złożyć oświadczenie o zmianie formy opodatkowania?

W celu dokonania zmiany formy opodatkowania przedsiębiorca musi złożyć oświadczenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym został osiągnięty pierwszy przychód albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód został osiągnięty w grudniu tego roku podatkowego.

Jeżeli przedsiębiorca nie dokona zmiany formy opodatkowania w przewidzianym przepisami prawa terminie, automatycznie zostanie przypisany do formy opodatkowania, którą stosował w poprzednim roku podatkowym. Termin do zmiany formy opodatkowania nie podlega bowiem przywróceniu.  

Zmiana formy opodatkowania  – ważne co wskażesz w opisie przelewu.

Zgodnie z obecną linią orzeczniczą sądów administracyjnych oraz linią interpretacyjną organów podatkowych, przelew bankowy zawierający informację o rodzaju opłacanego podatku może zostać uznany za oświadczenie o wyborze formy opodatkowania. 

W zakresie omawianej kwestii istotne są twierdzenia podniesione w wyroku NSA z dnia 22 lutego 2024 r., sygn. akt II FSK 710/21. W orzeczeniu tym wskazano, że:

• „W myśl art. 60 k.c. z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). (…) W rozpoznawanej sprawie Skarżący złożył w tytule przelewu oświadczenie woli, zgodnie z którym jego wpłatę należy zarachować na podatek liniowy. Interpretacja jego oświadczenia woli nie pozostawia wątpliwości, że dokonał wyboru formy opodatkowania w postaci 19% podatku liniowego. W innym przypadku nie deklarowałby i nie wpłacałby przecież zaliczek na PIT 36L.

Skarżący dochował także warunku pisemności oświadczenia poprzez wpisanie jego treści w tytuł przelewu. Należy w tym miejscu wyraźnie zaakcentować, że ustawodawca nie zastrzegł dla tego rodzaju oświadczenia formy pisemnej, co uczynił przykładowo przy oświadczeniu o rezygnacji z opodatkowania stawką 19% – por. art. 9a ust. 2b u.p.d.o.f. w brzmieniu do 5 października 2021 r. Powyższe oznacza, że wymóg pisemności został przez Skarżącego dochowany. Brak jest bowiem definicji legalnej zwrotu „sporządzenie czegoś na piśmie”. Potocznie należałoby uznać, że oznacza to, że oświadczenie to powinno zostać sporządzone przy użyciu znaków alfabetu w celu utrwalenia wypowiedzi. Ten wymóg spełniony będzie także wówczas, gdy tekst zawarty został w tytule przelewu skierowanego do organu podatkowego. W stanie faktycznym przedstawionym we wniosku o interpretację Skarżący wyraźnie zaznaczył, że to on złożył oświadczenie o treści zawartej w tytule przelewu. Skoro tak, to nie ma wątpliwości, co do jego autora i podpis pod treścią nie jest konieczny. Podpis byłby konieczny jedynie w przypadku, gdy nie byłoby wiadomym, kto oświadczenie woli złożył.”

Potwierdzenie przelewu ma zatem istotne znaczenie prawne – właściwe opisany przelew podatkowy, dokonany w ustawowo określonych termiach może być uznany za oświadczenie o wyborze formy opodatkowania. 

Zmiana formy opodatkowania, a kontrola urzędu skarbowego

W ostatnim czasie zauważamy, że podczas kontroli podatkowej, organy podatkowe zarzucają podatnikom nieskuteczność zmiany formy opodatkowania. 

W wielu przepadkach związane jest to z nieprawidłowym złożeniem przez podatnika oświadczenia o zmianie formy opodatkowania, tj. jego niewysłaniu w określonych przepisami terminie, zaznaczenia nieprawidłowych pozycji w oświadczeniu czy też braku podpisu na dokumencie składanym do   osobiście do organu podatkowego. 

Zdążają się jednakże przypadki, gdy oświadczenie to nie zostało złożone w określonych przepisami prawa terminie przez błąd systemu. W tym przypadku istotne są wskazania Ministerstwa Finansów zawarte w odpowiedzi interpelację nr 207 z 11 grudnia 2023 r. W piśmie tym wskazano, że:

• „gdy brak właściwego odnotowania skutków dokonanego przez podatnika zgłoszenia wynika z okoliczności istniejących po stronie administracji publicznej (np. ewentualne błędne działania systemu informatycznego lub organu podatkowego), zgłoszenie jest traktowane jako dokonane. Podczas weryfikacji tych okoliczności w pełni stosowana jest wspomniana powyżej zasada rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika. (…) Jednocześnie informuję, że zdecydowałem o skierowaniu do Dyrektorów Izb Administracji Skarbowych w najbliższym czasie pisma, w którym wskażę, aby w przypadku uprawdopodobnienia przez podatnika, że dokonał złożenia oświadczenia o wyborze formy opodatkowania – organy podatkowe rozstrzygały takie sprawy na korzyść podatnika w myśl art. 2a Ordynacji podatkowej.”

Jeśli masz wątpliwości co do wyboru formy opodatkowania lub też prowadzisz spór z organ podatkowym w przedmiocie obowiązującej formy opodatkowania, zgłoś się do nas. Pomożemy Ci wybrać najkorzystniejszą formę opodatkowania Twojego biznesu lub też doradzimy Ci w Twojej sprawie.  

Magdalena Bugajska

Radca prawny

Telefon: +48 507 163 229
Email: magdalena.bugajska@litigato.pl

Tomasz Prokurat

Radca prawny | Doradca podatkowy

Telefon: +48 508 327 308
Email: tomasz.prokurat@litigato.pl