Startup a podatki w Polsce – co musisz wiedzieć na początku drogi? 

Forma działalności, a sposób opodatkowania  

Jednym z najważniejszych wyborów, jakiego musi dokonać założyciel startupu jest forma prawna prowadzenia działalności gospodarczej. To od niej zależy, czy przedsiębiorca będzie rozliczać się na zasadach podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), czy też jako osoba prawna objęta podatkiem CIT. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej oraz niektórych spółek osobowych dochody rozliczane są w ramach PIT. Przedsiębiorca może wybrać pomiędzy skalą podatkową, podatkiem liniowym, a ryczałtem, w zależności od charakteru działalności i prognozowanych przychodów. Poręczenie majątkowe w sprawie karnej może być istotnym elementem zabezpieczenia finansowego, zwłaszcza gdy startup staje przed wyzwaniami prawnymi. Warto wiedzieć, jak odpowiednio przygotować dokumenty, by uniknąć problemów z organami.

Z kolei niektóre spółki osobowe (np. spółka komandytowa) lub spółki kapitałowe podlegają podatkowi dochodowemu od osób prawnych (CIT). Co istotne, młode firmy często mają możliwość skorzystania z preferencyjnej stawki 9%, dostępnej dla tzw. małych podatników lub na początku prowadzenia działalności gospodarczej. Ten model opodatkowania daje nieco więcej elastyczności w planowaniu finansów, ale wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami formalnymi, w tym prowadzeniem pełnej księgowości. 

Kiedy konieczna jest rejestracja do VAT?  

Wiele startupów, zwłaszcza z branży e-commerce, IT, czy usługowej, szybko przekracza próg, który obliguje do rejestracji jako czynny podatnik VAT. Nawet jeśli działalność zaczyna się skromnie – warto od razu rozważyć dobrowolną rejestrację, by uniknąć niespodzianek lub móc swobodnie współpracować z innymi przedsiębiorcami. Zwolnienie z VAT przysługuje tylko tym przedsiębiorcom, którzy nie przekraczają określonego limitu rocznych przychodów. W praktyce, szczególnie w branżach technologicznych, wejście w reżim VAT-owski bywa korzystne, choć wymaga większej dyscypliny w dokumentacji i raportowaniu. 

Składki ZUS, czyli obowiązek, który dotyczy niemal wszystkich 

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych dostępne są jednak liczne ulgi – od tzw. „ulgi na start” po „mały ZUS plus”. Dzięki temu początkujący przedsiębiorcy mogą znacząco zmniejszyć koszty w pierwszych miesiącach funkcjonowania firmy. 

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku spółek. W spółkach osobowych wspólnicy również muszą opłacać składki ZUS, jednak nie przysługują im takie same ulgi jak osobom fizycznym prowadzącym działalność. W spółkach kapitałowych składki ZUS nie obejmują wspólników, o ile nie pełnią oni funkcji członka zarządu na podstawie umowy o pracę czy powołania. Wyjątkiem są jednoosobowe spółki z o.o., gdzie składki są obowiązkowe – niezależnie od formy zatrudnienia. 

Podatek od nieruchomości i inne daniny branżowe 

Jeżeli startup posiada własne biuro, lokal użytkowy lub magazyn, to niezależnie od tego, czy to nieruchomość nabyta, czy tylko użytkowana – należy pamiętać o podatku od nieruchomości. Jest to zobowiązanie lokalne, naliczane przez gminę, a jego wysokość zależy od powierzchni i rodzaju wykorzystywanego obiektu. Nowy podatek nieruchomości 2025 będzie miał wpływ na planowanie finansowe firm posiadających biura czy magazyny. Warto śledzić zmiany, aby właściwie oszacować koszty prowadzenia działalności.

Dodatkowe obowiązki podatkowe mogą pojawić się także w zależności od profilu działalności. Przykładowo, przedsiębiorstwa działające w branży produkcyjnej mogą podlegać opłatom środowiskowym, a firmy zajmujące się sprzedażą niektórych towarów, np. akcyzie lub opłatom recyklingowym. 

Ulgi i preferencje podatkowe dostępne dla startupów 

System podatkowy przewiduje kilka bardzo atrakcyjnych narzędzi wspierających innowacyjne firmy. Przedsiębiorcy inwestujący w badania i rozwój mogą skorzystać z ulgi B+R, która pozwala na odliczenie kosztów związanych z pracami rozwojowymi od podstawy opodatkowania. Z kolei dochody uzyskiwane z praw własności intelektualnej, takie jak patenty, czy autorskie prawa do oprogramowania, mogą być opodatkowane preferencyjną stawką 5% w ramach tzw. IP Box. 

Coraz popularniejsza jest również ulga na prototypy oraz robotyzację, która jest dedykowana firmom wdrażającym nowe technologie lub automatyzującym produkcję. Startupy mogą także ubiegać się o  wsparcie finansowe w formie dotacji unijnych oraz korzystać z programów rządowych, oferujących m.in. dofinansowanie składek ZUS, czy doradztwa biznesowego. 

Obowiązki formalne  

Prawidłowe rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej wymaga dopełnienia formalności związanych z rejestracją. W zależności od wybranej formy prawnej, startup musi zostać zgłoszony do odpowiednich rejestrów (CEIDG lub KRS), urzędu skarbowego, ZUS i ewentualnie jako podatnik VAT. 

Kolejnym istotnym obowiązkiem jest prowadzenie księgowości. Część przedsiębiorców może korzystać z uproszczonych form, takich jak księga przychodów i rozchodów, ale spółki kapitałowe muszą prowadzić pełną księgowość. Niezależnie od formy, każda firma zobowiązana jest do terminowego składania deklaracji podatkowych oraz uiszczania zaliczek na podatek dochodowy i – w razie potrzeby – VAT. 

Od czego zacząć? 

Zakładanie startupu to nie tylko innowacje i nowe rynki, ale też obowiązki wobec fiskusa. Dobra wiadomość? Wszystko da się ogarnąć! Najlepiej z pomocą doradcy podatkowego albo prawnika, który zna realia startupowego świata. Planujesz swój pierwszy biznes? A może masz już firmę i chcesz upewnić się, że wszystko rozliczasz jak należy? Daj znać – nasi doradcy podatkowi  chętnie doradzą albo przygotują dedykowany przewodnik dla Twojej branży! 

Marta Aniszewska

Radca prawny

Telefon: +48 662 162 798
Email: marta.aniszewska@litigato.pl