Przeszukanie biura w postępowaniu karnym – zasady i procedury
Wizyta organów ścigania w siedzibie firmy to jedno z najbardziej stresujących wydarzeń dla każdego przedsiębiorcy. Przeszukanie biura wiąże się nie tylko z paraliżem bieżącej działalności, ale rodzi także ryzyko naruszenia poufności danych. W tym artykule Eksperci LITIGATO pomagają zrozumieć, jak przebiega przeszukanie w postępowaniu karnym, jakie kompetencje posiada prokurator oraz jakie prawa przysługują kadrze menedżerskiej i pracownikom.
Kiedy i na jakich zasadach organy mogą wejść do firmy?
To, kiedy policja może przeszukać biuro, ściśle określają przepisy. Zgodnie z prawem, podstawą do podjęcia takich działań jest uzasadnione przypuszczenie, że w danym miejscu znajdują się rzeczy mogące stanowić materiał dowodowy lub osoby podejrzane. Co do zasady, wymagany jest pisemny nakaz przeszukania. Kluczową rolę odgrywa tu zgoda prokuratora na przeszukanie firmy lub postanowienie wydane przez sąd rejonowy.
Istnieją jednak sytuacje niecierpiące zwłoki. W takich przypadkach przeszukanie biura przez policję procedura dopuszcza na podstawie nakazu kierownika jednostki lub legitymacji służbowej funkcjonariusza. Niemniej, aby takie działanie było w pełni legalne, Policja musi niezwłocznie zwrócić się do prokuratora o zatwierdzenie czynności. Postanowienie o zatwierdzeniu powinno zostać doręczone osobie, u której dokonano przeszukania, w terminie 7 dni od daty przeprowadzenia akcji.
Przebieg czynności i rola personelu
Omawiając przeszukanie pomieszczeń firmowych kodeks postępowania karnego w art. 224 precyzuje jasne obowiązki po stronie funkcjonariuszy. Zanim rozpocznie się właściwe przeszukanie pomieszczeń, kierujący czynnością ma obowiązek zawiadomić osobę, u której ma ona nastąpić, o jej celu oraz wezwać ją do dobrowolnego wydania poszukiwanych przedmiotów. Jeśli firma wyda dokumenty lub sprzęt, dalsza rewizja może okazać się bezprzedmiotowa.
Warto wiedzieć, że odmowa przeszukania biura przez pracodawcę lub stawianie oporu fizycznego nie zatrzyma działań służb – organy ścigania mogą wówczas zastosować środki przymusu. Zamiast tego należy zadbać o to, by weryfikować legalność działań i aktywnie z nich korzystać. Bardzo ważne są prawa pracownika podczas przeszukania biura. Osoby przebywające w lokalu mają prawo do asystowania przy czynnościach, o ile nie utrudnia to w istotny sposób pracy mundurowych. Co więcej, kluczowym krokiem powinno być wezwanie wsparcia prawnego. Doświadczony radca prawny w postępowaniu karnym na miejscu zdarzenia zabezpieczy prawa oskarżonego (jeśli zarzuty już postawiono) oraz samej spółki, pilnując, by funkcjonariusze nie przekroczyli swoich uprawnień i nie doszło do czynu, jakim jest naruszenie miru domowego firmy poza zakresem postanowienia.
Sprawdź również: Wewnętrzne procedury ograniczające ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej
Zabezpieczenie danych i ochrona tajemnic
Największym wyzwaniem podczas rewizji jest prawidłowe zabezpieczenie dokumentów podczas przeszukania firmy. Służby często dążą do przejęcia całych nośników danych, serwerów czy segregatorów. Przedsiębiorca musi pamiętać, że chroni go tajemnica przedsiębiorstwa oraz przepisy dotyczące takich obszarów jak ochrona danych osobowych (RODO).
Jeżeli zabezpieczany dokument zawiera informacje niejawne lub tajemnicę zawodową/biznesową, należy to natychmiast zgłosić do protokołu. Wówczas materiały te powinny zostać opieczętowane i przekazane bezpośrednio do prokuratora lub sądu w celu podjęcia decyzji o zwolnieniu z tajemnicy. Szczególne obostrzenia dotyczą sytuacji, gdy celem jest przeszukanie kancelarii adwokackiej lub radcowskiej, gdzie ochrona tajemnicy obrończej ma charakter bezwzględny.
Protokół jako kluczowy element obrony
Każde przeszukanie przez prokuraturę lub Policję musi zakończyć się formalnym podsumowaniem. Oficjalny protokół przeszukania musi dokładnie odzwierciedlać przebieg działań. Choć oficjalny, urzędowy protokół przeszukania biura wzór 2026 stosowany przez służby zawiera stałe elementy (np. listę obecnych osób, dokładny spis i opis zatrzymanych rzeczy), to do reprezentantów firmy należy zadbanie o wpisanie do niego wszelkich uwag i zastrzeżeń.
Prawidłowe zabezpieczenie dowodów wymaga, by każda zabierana rzecz była szczegółowo opisana. Przed podpisaniem protokołu należy go uważnie przeczytać i dopilnować, aby znalazły się w nim informacje o zgłoszonych tajemnicach czy ewentualnych nieprawidłowościach w zachowaniu funkcjonariuszy. Stanowi to później kluczową podstawę do wniesienia zażalenia na czynności do sądu. W sprawach obejmujących rozliczenia podatkowe lub dokumentację finansową istotna może być także obrona w sprawie karnej skarbowej, szczególnie gdy zabezpieczone materiały mają znaczenie dla dalszego postępowania.
Podsumowanie
Przeszukanie biura w toku postępowania karnego to skomplikowana procedura, która wymaga od przedsiębiorcy nie tylko opanowania, ale przede wszystkim doskonałej znajomości swoich praw. Kluczem do zminimalizowania ryzyka biznesowego oraz ochrony wrażliwych danych firmy jest rygorystyczne pilnowanie procedur, precyzyjne zgłaszanie zastrzeżeń do protokołu oraz dbałość o zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa. W obliczu tak stresujących i doniosłych prawnie czynności, profesjonalne wsparcie staje się nieocenioną linią obrony. Skontaktuj się z kancelaria LITIGATO Warszawa – nasi radcowie prawni oraz doradcy podatkowi zapewnią Ci kompleksową pomoc prawną i bezpieczną reprezentację na każdym etapie postępowania.
Rekomendacje
LITIGATO Spory podatkowe wyróżnione w rankingu firm doradztwa podatkowego w 2022 roku
Wojciech Plawiak – rekomendowany doradca w podatku od nieruchomości
www.litigato.pl – TOP 5 w kategorii Najlepsze strony internetowe
Wojciech Pławiak jest ekspertem BCC w zakresie sporów podatkowych i podatku od nieruchomości.
LITIGATO Spory podatkowe jest członkiem Business Centre Club.
Business Centre Club
Wojciech Pławiak został uznany za najlepszego specjalistę w zakresie podatku od nieruchomości w 2015 r. w prestiżowym X ogólnopolskim rankingu Rzeczpospolitej oraz rekomendowany doradca w kategorii Podatek od nieruchomości w XIII edycji Rankingu za 2019 r.
Rzeczpospolita
