Chcesz skutecznie bronić swoich praw jako podatnika w kontroli podatkowej. Chcesz wiedzieć jakie uprawnienia przysługują Tobie i gdzie są granice kompetencji organów.

Dowiedz się aktywnie uczestniczyć w  kontroli podatkowej i nie być zaskoczonym nagłym protokołem kontroli lub decyzją podatkową.

Po pierwsze dowiedz się co jest w aktach kontroli

Najbardziej podstawowym uprawnieniem, które przysługuje każdemu kontrolowanemu przedsiębiorcy jest zapoznanie się na każdym etapie kontroli i bez potrzeby zgody organu podatkowego z materiałem zgromadzonym w aktach.

Brzmi to banalnie, jednak jeśli kontrola trwa kilkanaście miesięcy i zgromadzono kilkanaście tomów materiałów, przesłuchań świadków, decyzji innych organów podatkowych to w razie negatywnego wyniku kontroli, przedsiębiorca jest faktycznie pozbawiony możliwości ochrony swych praw.

Otrzymując 100-stronicowy protokół z wieloma załącznikami, podatnik ma 14 dni na złożenie zastrzeżeń i ustosunkowanie się do protokołu. Jeśli z tego prawa nie skorzysta, przyjmuje się, że zgadza się z protokołem.

Dlatego, jeśli kontrola trwa niepokojąco długo i organ nie kieruje do podatnika żadnych zapytań czy wezwań, podstawową rzeczą jest telefon do urzędu skarbowego lub celno-skarbowego i umówienie się na przegląd akt. Zapoznanie się z materiałem dowodowym umożliwia też rozmowę z urzędnikiem prowadzącym sprawę, który może udzielić nam szerszych informacji na temat dalszego biegu sprawy.

Po drugie odpowiedz niepytany

Jak już znamy materiał sprawy i wiemy co urząd „na nas” zgromadził możemy przejść do aktywnego działania. Żaden przepis nie ogranicza podatnika w składaniu własnych wyjaśnień w sprawie, nawet jeśli organ podatkowy nie kieruje do podatnika żadnych wezwań.

Z materiału możemy w większości sprawy w łatwy sposób domyślić się, w którą stronę zmierza prowadzący postępowanie. Jeśli w aktach jest decyzja dotycząca naszego kontrahenta, uznające wystawione przez niego faktury za „puste”, to możemy spodziewać się, że odliczenie podatku VAT z transakcji z tym kontrahentem zostanie zakwestionowane. Dlatego zapoznajmy się z tą decyzją i przeanalizujmy czy rzeczywiście może być ona dowodem również przeciwko nam.

Przykład z własnej praktyki, kwestionowano prawo podatnika do zastosowania stawki  0% VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na podstawie jednozdaniowej informacji od władz czeskich, że czeski kontrahent podatnika jest „zamieszany w transakcje karuzelowe” bez podania jakichkolwiek szczegółów. Skuteczne wyjaśnienie po analizie decyzji umożliwiło uchylenie decyzji organu I instancji.

Druga kwestia to samodzielna inicjatywa. Jeśli widzimy, że urząd interesuje się naszym kontrahentem, to pokażmy współpracę z tym podmiotem z naszej perspektywy. Czy był to klient wyjątkowy, jakie warunki w porównaniu z innymi zostały mu zaproponowane, jak układała się współpraca, jakie dokumenty pozyskano, czy odbywały się spotkania z kontrahentem.

Odpowiedzi na te pytania powinny wyjść od nas i powinny przedstawiać szerszą perspektywę przedsiębiorcy, a nie wąską urzędu skarbowego.

Niezależnie od tego, w przypadku gdy urząd sam pyta, podatnik powinien w sytuacji wymagającej szerszych wyjaśnień, zawsze poprosić o pytanie w oficjalnej formie pisemnej, zamiast ustnych zapytań.

Po trzecie wezwij świadków

Wyjaśnienia są wartościowe wówczas gdy zostaną poparte innymi dowodami, które są bardziej wiarygodne gdyż pochodzą o osób trzecich, a nie samego zainteresowanego.

Dlatego rolą kontrolowanego jest wskazanie na  jak najwcześniejszym etapie grupy świadków, którzy potwierdzą lub uzupełnią fakty wskazane w wyjaśnieniach podatnika. Urząd nie ma obowiązku przesłuchać świadków wskazanych przez kontrolowanego, choć w świetle przepisów jeśli są to osoby posiadające istotną wiedzę dla sprawy i nie potwierdzą tylko tezy już przyjętej przez urząd, to należy ich przesłuchać.

Rolą podatnika nie jest oczywiście nakłanianie świadków do złożenia konkretnych zeznań, ale właściwe wskazanie osób posiadających wiedzę w zakresie współpracy z kontrahentami,  sposobów weryfikacji dostawców podatnika.

Co istotne, podatnik lub jego pełnomocnik może i powinien uczestniczyć w przesłuchaniu świadków. Umożliwi to rzeczywistą kontrolę zgodności z prawem przesłuchania (niezadawanie pytań sugerujących) i adekwatności sporządzonego protokołu do rzeczywistych zeznań świadka. Zdarzają się niestety sytuacje, gdy brak udziału strony lub pełnomocnika, spowodować istotne przekręcenia protokołu w sposób niezgodny z rzeczywistymi zeznaniami świadka

Po czwarte zwróć się o pomoc

Nie każda kontrola wymaga udziału pełnomocnika. W większości przypadków przy niespornym stanie faktycznym, bez problemu z kontrolą poradzi sobie Twoja księgowa. Jeśli jednak kontrola się przedłuża, wzywani są świadkowie, kierowane są wezwania lub sam masz poczucie, że coś jest nie tak, warto zwrócić się do doradcy podatkowego lub radcy prawnego.

Ustanowienie pełnomocnika oznacza kierowanie całej korespondencji na jego adres elektroniczny e-puap. Pozwala to pozbyć się części ciężaru związanego z kontrolą i uniknąć błędów, które mogą być istotne w dalszym toku postępowania.

Przykład: w toku jednej z prowadzonych spraw klient dotąd wraca do początku kontroli, żałując, że sam lub z pełnomocnikiem nie uczestniczył w przesłuchaniu jednego z kluczowych świadków, które zeznania zostały w istotny sposób zmanipulowane.

Pełnomocnik to także sygnał wysłany do organów podatkowych, że podatnik zamierza korzystać ze swoich uprawnień. Często tylko takie działanie powoduje zmianę podejścia organów podatkowych, a może skutkować nawet odstąpieniem od pierwotnie przyjętego stanowiska.

Po piąte przedstaw swoje stanowisko

Zawsze przed zakończeniem kontroli jest możliwość zapoznania się końcowo z całością materiału dowodowego i przedstawienia własnego stanowiska co do całości sprawy. Mamy na to siedem dni.

Z tego prawa należy korzystać, dlatego, że niezależnie od rezultatów wizyty w urzędzie skarbowym lub celno-skarbowym, bez znajomości całości akt na końcu postępowania, nie będzie możliwości obrony praw podatnika po otrzymaniu protokołu kontroli. Zapoznanie się z całością akt umożliwia też ostatnią dyskusję z urzędnikiem prowadzącym sprawę.

Znając dowody, powinniśmy przedstawić własne stanowisko w sprawie – czy są jakiekolwiek podstawy aby materiał zebrany w kontroli podważał prawidłowość naszych rozliczeń. Co również istotne, na tym etapie możemy jeszcze wnioskować o przeprowadzenie kolejnych dowodów, jeśli uznamy, że materiał zebrany przez urząd nie jest wystarczający.

Wielokrotnie zdarza się, że to ostatnie stanowisko zmienia zamiar urzędu aby jak najszybciej zakończyć postepowanie.

***

To tylko sygnały, myślę, że na omówienie każdego tych oraz innych uprawnień podatnika poświęcę odrębne wpisy. Kolejne wpisy odpowiedzą również na pytanie jak działać po zakończeniu kontroli.

Wojciech Pławiak
doradca podatkowy

Zdjęcie: Unsplash

Julia Karcz

Radca prawny