Ulga B+R – praktyczny przewodnik dla firm technologicznych

Kto może skorzystać z ulgi B+R?

Z ulgi B+R mogą skorzystać przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową na terytorium Polski. Kluczowe jest, aby działania te miały charakter ciągły i były ukierunkowane na rozwój – nie mogą to być jednorazowe inicjatywy.

Celem takiej aktywności powinno być tworzenie nowych rozwiązań technologicznych, ale również ulepszeń tych już istniejących, rozwijanie istniejącej wiedzy lub poszukiwanie innowacyjnych zastosowań w zakresie produktów, procesów czy metod wytwarzania.

Z ulgi mogą korzystać zarówno mikro, małe, jak i duże firmy, niezależnie od branży, w której działają. Nie jest również wymagane prowadzenie formalnych badań naukowych, posiadanie statusu centrum badawczo-rozwojowego czy współpraca z instytucjami naukowymi. 

Wystarczające jest podejmowanie działalności badawczo-rozwojowej i to nawet wtedy, gdy nie zakończą się one oczekiwanym rezultatem. Co więcej, przedsiębiorcy mają możliwość uwzględnienia w uldze także kosztów poniesionych w ramach projektów rozpoczętych we wcześniejszych latach, o ile spełniają one ustawowe kryteria.

Stąd, ulga B+R może przynieść Twojej firmie realne korzyści podatkowe.

Zobacz ofertę usług – Planowanie podatkowe i sprawdź jak możemy Ci pomóc!

Jakie koszty można odliczyć w uldze B+R?

Ulga umożliwia odliczenie wydatków poniesionych na prace rozwojowe i innowacje – czyli tzw. kosztów kwalifikowanych. Zalicza się do nich m.in.:

• koszty na wynagrodzenia (w tym składki na ubezpieczenie społeczne) pracowników zaangażowanych w prace B+R;
•  materiały i surowce bezpośrednio związane z pracami rozwojowymi (np. elementy do prototypów, komponenty technologiczne);
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze, także zakup wyników badań naukowych od jednostek naukowych;
• korzystanie z aparatury naukowo‑badawczej (jeśli nie z podmiotem powiązanym);
• patentowe koszty (uzyskania i utrzymania ochrony patentowej, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego);
• amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w B+R (z wyłączeniem budynków, lokali i samochodów osobowych);
• zakup sprzętu specjalistycznego (np. laboratoria, przyrządy pomiarowe, niebędące środkami trwałymi);
• usługi użyczenia aparatury naukowo‑badawczej.

Jak udokumentować wydatki B+R?

Aby skorzystać z ulgi na badania i rozwój w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami, konieczne jest odpowiednie udokumentowanie kosztów kwalifikowanych. Kluczowe znaczenie ma tu rzetelna ewidencja oraz przygotowanie formalne, które pozwolą wykazać związek poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością B+R.

1. Ewidencja kosztów kwalifikowanych

Pierwszym krokiem jest wyraźne wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych w prowadzonej ewidencji księgowej. Choć przepisy nie określają wprost, jak powinna wyglądać taka ewidencja, to wymaga się, aby jasno wynikało z niej, które wydatki dotyczą działalności badawczo-rozwojowej.

W praktyce najczęściej stosuje się pomocnicze konta księgowe (np. konta pozabilansowe) lub specjalne arkusze ewidencyjne, pozwalające na przypisanie konkretnych kosztów do poszczególnych kategorii wydatków możliwych do odliczenia w ramach ulgi.

Koszty powinny być przypisane do konkretnych kategorii wskazanych w ustawie — takich jak wynagrodzenia, materiały, usługi doradcze, amortyzacja, aparatura badawcza czy ochrona patentowa. Ewidencja musi być zgodna z przepisami ustawy o rachunkowości.

2. Ewidencja czasu pracy

W przypadku kosztów wynagrodzeń niezbędne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy pracowników zaangażowanych w projekty B+R. Ulgą objęte mogą być tylko te nakłady, które dotyczą faktycznej pracy w ramach działalności badawczo-rozwojowej. Jeżeli pracownik realizuje B+R tylko częściowo, konieczne jest dokładne udokumentowanie, jaka część jego czasu pracy była poświęcona takim zadaniom.

3. Dokumentacja projektowa

Choć nie ma obowiązku formalnego wydzielania projektów B+R w odrębnej ewidencji, w praktyce jest to rozwiązanie bardzo rekomendowane. Dobrze udokumentowany projekt — zawierający cele, harmonogram, budżet, przypisanie pracowników oraz rozliczenia czasowe — ułatwia wykazanie, że działalność była prowadzona w sposób systematyczny, co jest jednym z warunków skorzystania z ulgi.

Minister Finansów potwierdza, że już pojedynczy projekt zaplanowany i realizowany metodycznie może spełniać kryterium systematyczności — nie ma obowiązku ciągłego czy długoterminowego prowadzenia takich działań.

4. Dodatkowe dokumenty – warto, choć nie obowiązkowe

W celu zwiększenia bezpieczeństwa podatkowego, warto rozważyć zebranie dodatkowych dokumentów, choć nie są one wymagane przepisami:

• Opinia jednostki badawczej potwierdzająca prowadzenie prac B+R.
• Dokumenty wewnętrzne: polityki rachunkowe opisujące sposób wyliczania kosztów kwalifikowanych (np. w przypadku amortyzacji, alokacji czasu pracy).
• Formularz PNT-01 do GUS – jeśli firma ma obowiązek jego składania.
• Status CBR – jeśli firma go posiada, może liczyć na dodatkowe preferencje podatkowe.

5. Zachowanie ciągłości i bezpieczeństwa danych

Dokumentacja powinna pozwalać na identyfikację, kto, kiedy i w jakim zakresie odpowiadał za konkretne działania lub rozliczenia. Ma to znaczenie zwłaszcza w kontekście ewentualnej kontroli podatkowej — urząd skarbowy może weryfikować poprawność odliczeń nawet do 6 lat wstecz. Zabezpieczenie wiedzy projektowej (szczególnie w przypadku rotacji pracowników) pozwala uniknąć problemów w przyszłości.

Sprawdź ofertę naszych usług – Kontrole i postepowania podatkowe

6. Obowiązki sprawozdawcze

Przedsiębiorcy korzystający z ulgi mają obowiązek dołączenia do rocznego zeznania podatkowego odpowiednich załączników:

• PIT-BR – dla podatników PIT,
• CIT-BR – dla podatników CIT.

Ponadto, jeśli spółka sporządza sprawozdanie finansowe, musi w nim uwzględnić informację o kosztach działalności B+R, które nie zostały rozpoznane jako wartości niematerialne i prawne.

7. Dotacje i unikanie podwójnego finansowania

W przypadku finansowania projektów z dotacji lub grantów, konieczne jest posiadanie dokumentów potwierdzających, że koszty wykazane jako kwalifikowane w ramach ulgi nie zostały już wcześniej pokryte środkami publicznymi. Odliczenie tych samych kosztów podwójnie (z ulgi i z dotacji) jest niedozwolone.

Podsumowanie

Ulga na badania i rozwój (ulga B+R) to narzędzie optymalizacji podatkowej dla firm. Pozwala na dodatkowe odliczenie kosztów kwalifikowanych — od wynagrodzeń pracowników, przez aparaturę i materiały, aż po patenty. Wprowadzenie odpowiedniej dokumentacji i właściwe wyodrębnienie kosztów jest kluczowe, a dzięki możliwościom wstecznego rozliczenia (do 5 lat wstecz) firmy mają realny wpływ na swój bilans podatkowy.

Kancelaria podatkowa Warszawa LITIGATO – Skontaktuj się z nami! Nasi najlepsi doradcy podatkowi w Warszawie pomogą w identyfikacji kosztów kwalifikowanych, sporządzeniu kompleksowej dokumentacji do ulgi B+R, sporządzeniu wniosku o stwierdzenie i zwrot nadpłaty.

Tomasz Prokurat

Radca prawny | Doradca podatkowy

Telefon: +48 508 327 308
Email: tomasz.prokurat@litigato.pl

JUSTYNA CHYLIŃSKA-MATLA

Radca prawny

Telefon: + 48 794 931 482
Email: justyna.chylinska@litigato.pl