Nowe wymogi dla przedsiębiorców związane z e-doręczeniami

Od wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych, wielu przedsiębiorców musi zmierzyć się z nowymi wymaganiami związanymi z utworzeniem adresu do doręczeń elektronicznych. Czym są e-doręczenia, kto musi założyć taki adres i jakie korzyści niesie to rozwiązanie? Przybliżmy kluczowe informacje. Czym są e-doręczenia? E-doręczenia to usługa umożliwiająca przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz potwierdzenie odbioru. Jest to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej korespondencji poleconej, co oznacza, że doręczenie dokumentów […]

    Nowe wymogi dla przedsiębiorców związane z e-doręczeniami

    Od wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych, wielu przedsiębiorców musi zmierzyć się z nowymi wymaganiami związanymi z utworzeniem adresu do doręczeń elektronicznych. Czym są e-doręczenia, kto musi założyć taki adres i jakie korzyści niesie to rozwiązanie? Przybliżmy kluczowe informacje.

    Czym są e-doręczenia?

    E-doręczenia to usługa umożliwiająca przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz potwierdzenie odbioru. Jest to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej korespondencji poleconej, co oznacza, że doręczenie dokumentów w tej formie ma taką samą moc prawną jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

    Kto jest zobowiązany do utworzenia adresu do e-doręczeń?

    Zgodnie z ustawą, obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych dotyczy w szczególności:

    • spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), tj. spółki z o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowo-akcyjne i spółki komandytowe,
    • jednoosobowych przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
    • instytucji publicznych i urzędów.

    Kiedy należy utworzyć adres do e-doręczeń?

    Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność przed 1 stycznia 2025 roku w:

    • KRS – powinni utworzyć adres do e-doręczeń do 1 kwietnia 2025 roku,
    • EIDG – powinni utworzyć adres do e-doręczeń do 1 października 2026 roku.

    Natomiast, przedsiębiorcy, którzy rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS po 1 stycznia 2025 roku, podają dane niezbędne do utworzenia adresu do e-Doręczeń podczas rejestracji.

    Jak utworzyć adres do e-doręczeń?

    Proces utworzenia adresu do doręczeń jest trzyetapowy:

    • Rejestracja w systemie e-doręczeń – należy skorzystać z dedykowanego portalu dostępnego na stronie biznes.gov.pl,
    • Weryfikacja tożsamości – w celu zapewnienia bezpieczeństwa, konieczne jest potwierdzenie tożsamości, np. za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego,
    • Aktywacja usługi – po zakończeniu rejestracji, nadany zostanie indywidualny adres do doręczeń, który będzie można wykorzystywać w komunikacji urzędowej i biznesowej.

    Sankcje za brak adresu do doręczeń

    Należy pamiętać, że brak utworzenia adresu do doręczeń może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców, w tym niemożliwością skutecznego doręczania korespondencji urzędowej. Może to prowadzić do uznania przesyłki za doręczoną mimo jej faktycznego nieodebrania. Wskutek tego działania, przedsiębiorca może nie mieć wiedzy np. o wszczętym wobec niego postępowaniu, co spowoduje, że nie będzie mógł skutecznie bronić swoich interesów. Nie warto zatem zwlekać!

    E-doręczenia to krok w stronę nowoczesnej administracji i usprawnienia działalności gospodarczej w Polsce. Jako przedsiębiorca powinieneś jak najszybciej dostosować się do nowych wymogów, aby uniknąć potencjalnych problemów i w pełni wykorzystać korzyści płynące z cyfrowej komunikacji. Jeżeli chcesz zweryfikować swoje obowiązki w zakresie e-doręczeń lub uzyskać pomoc przy rejestracji, prawnicy LITIGATO chętnie przeprowadzą Cię przez proces rejestracji adresu do e-doręczeń oraz wyjaśnią wszelkie aspekty prawne związane z tym obowiązkiem.

    Marta Aniszewska
    Marta Aniszewska

    Radca prawny

    Tomek Prokurat
    Tomasz Prokurat

    Radca prawny / Doradca podatkowy

    Rekomendacje

     

    LITIGATO Spory podatkowe wyróżnione w rankingu firm doradztwa podatkowego w 2022 roku
    Wojciech Plawiak – rekomendowany doradca w podatku od nieruchomości
    www.litigato.pl – TOP 5 w kategorii Najlepsze strony internetowe

     
    Wojciech Pławiak jest ekspertem BCC w zakresie sporów podatkowych i podatku od nieruchomości.
    LITIGATO Spory podatkowe jest członkiem Business Centre Club.

    Business Centre Club

     

    Wojciech Pławiak został uznany za najlepszego specjalistę w zakresie podatku od nieruchomości w 2015 r. w prestiżowym X ogólnopolskim rankingu Rzeczpospolitej oraz rekomendowany doradca w kategorii Podatek od nieruchomości w XIII edycji Rankingu za 2019 r.

    Rzeczpospolita