Najczęstsze błędy w rozliczeniach VAT i jak ich unikać
Rozliczanie VAT to obowiązek, który dotyczy niemal każdego przedsiębiorcy. Mimo cyfryzacji i automatyzacji, nieprawidłowości w rozliczeniach VAT wciąż zdarzają się bardzo często — zarówno w małych, jak i dużych firmach. Brak znajomości przepisów, błędy w fakturach czy pomyłki w pliku JPK_VAT mogą skutkować koniecznością korekty deklaracji VAT, utratą prawa do odliczenia lub nawet poważnymi karami finansowymi.
Poniżej przedstawiamy najczęściej popełniane błędy, wyjaśniamy, jak uniknąć błędów w deklaracji VAT i wskazujemy, co grozi za pomyłki w tym zakresie.
Jakie są najczęstsze błędy w rozliczaniu VAT?
1. Nieprawidłowa stawka VAT
Zastosowanie niewłaściwej stawki VAT to jedna z najczęstszych pomyłek. Przedsiębiorcy błędnie stosują np. 23% zamiast 8% lub odwrotnie. Może to prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia podatku od towarów i usług.
Oczywiście możliwa jest sytuacja, w której dana usługa lub towar jest objęta zwolnieniem z VAT lub nie podlega VAT.
W razie wątpliwości, warto złożyć wniosek o Wiążącą Informację Stawkową (WIS), która potwierdza właściwą stawkę VAT dla danej usługi / towaru.
2. Braki formalne w fakturach
Błędy takie jak brak numeru NIP, nieprawidłowa data sprzedaży czy niewłaściwa nazwa towaru lub usługi mogą prowadzić do problemów z odliczeniem VAT. Dotyczy to również błędnych lub niewłaściwie wystawionych faktur korygujących.
3. Nieprawidłowe ujęcie dokumentów w pliku JPK_VAT
Plik JPK_VAT to źródło danych dla urzędów skarbowych. Błędy w oznaczeniach, pomyłki w procedurach lub różnice między deklaracją VAT a plikiem JPK mogą skutkować kontrolą skarbową lub wezwaniem do złożenia wyjaśnień.
Sprawdź ofertę naszych usług – Doradca Podatkowy Warszawa
4. Problemy z odliczeniem VAT z powodu błędnych faktur zakupowych
Odliczenie VAT możliwe jest tylko wtedy, gdy faktura spełnia wszystkie wymogi formalne i dokumentuje wydatek związany z działalnością gospodarczą. Faktury z błędami lub od podmiotów, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT nie dają prawa do odliczenia.
5. Opóźnione ujęcie faktur zakupowych
Wiele firm zapomina, że fakturę zakupową należy ująć we właściwym okresie rozliczeniowym. W przeciwnym razie konieczna może być korekta deklaracji VAT, a niekiedy brak prawa do odliczenia.
6. Błędy w transakcjach zagranicznych
Przy transakcjach unijnych (WDT, WNT) i imporcie usług obowiązują szczególne zasady. Brak rejestracji do VAT-UE, niewłaściwa dokumentacja lub błędne rozliczenie mechanizmu odwrotnego obciążenia to częste źródło błędów.
Jak skorygować błędy w deklaracji VAT?
Jeśli popełnisz błąd w rozliczeniu, nie czekaj na kontrolę skarbową. Szybka reakcja pozwala uniknąć sankcji. Oto jak postępować:
- przedsiębiorca może samodzielnie poprawić błędy, składając korektę deklaracji VAT (np. VAT-7K lub VAT-7M) i uzupełniając ją o uzasadnienie. Warto upewnić się, że zmiany są spójne z danymi w plikach JPK_VAT oraz przebiegiem transakcji,
- wprowadź poprawki również w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT. W przypadku błędów w fakturach, wystaw lub zażądaj faktury korygującej,
- korektę należy złożyć jak najszybciej po wykryciu błędu. Im wcześniej, tym mniejsze ryzyko nałożenia sankcji / kontroli celno-skarbowej.
Czy błędy w VAT grożą karą?
Tak. Nawet drobne błędy w deklaracji VAT mogą skutkować poważnymi konsekwencjami:
- kara pieniężna,
- odsetki od zaległości podatkowej,
- odpowiedzialność karno-skarbowa,
- blokada zwrotu VAT – urząd może wstrzymać zwrot aż do wyjaśnienia sprawy.
W przypadku niepoprawnych danych w pliku JPK_VAT, można również otrzymać grzywnę za błędy techniczne lub niezgodności.
Podsumowanie
Rozliczenia VAT to obszar, w którym nie ma miejsca na niedokładność. Prawidłowe rozliczanie VAT w małej firmie jest równie ważne, jak w dużym przedsiębiorstwie.
Błędy mogą prowadzić do problemu z odliczeniem VAT, korekt i sankcji, a nawet odpowiedzialności karnej skarbowej. Warto więc działać prewencyjnie: dbać o dokumenty, aktualizować wiedzę podatkową i na bieżąco weryfikować dane w systemach księgowych.
Kancelaria podatkowa Warszawa LITIGATO – Skontaktuj się z nami! Nasi doradcy podatkowi w Warszawie pomogą Ci bezpiecznie prowadzić rozliczenia VAT, przygotować korekty deklaracji, zminimalizować ryzyko błędów oraz przygotować się na ewentualną kontrolę skarbową.
eksperci
Rekomendacje
LITIGATO Spory podatkowe wyróżnione w rankingu firm doradztwa podatkowego w 2022 roku
Wojciech Plawiak – rekomendowany doradca w podatku od nieruchomości
www.litigato.pl – TOP 5 w kategorii Najlepsze strony internetowe
Wojciech Pławiak jest ekspertem BCC w zakresie sporów podatkowych i podatku od nieruchomości.
LITIGATO Spory podatkowe jest członkiem Business Centre Club.
Business Centre Club
Wojciech Pławiak został uznany za najlepszego specjalistę w zakresie podatku od nieruchomości w 2015 r. w prestiżowym X ogólnopolskim rankingu Rzeczpospolitej oraz rekomendowany doradca w kategorii Podatek od nieruchomości w XIII edycji Rankingu za 2019 r.
Rzeczpospolita
