Kto odpowiada za audyt fundacji rodzinnej?

Kto wybiera audytora fundacji rodzinnej?

Punktem wyjścia jest zgromadzenie beneficjentów, które na mocy ustawy wybiera audytora. To nie przypadkowe rozstrzygnięcie — beneficjenci są głównymi interesariuszami fundacji, osobami, na rzecz których fundacja w ogóle działa. To oni mają prawo do świadczeń z majątku fundacji i to oni ponoszą konsekwencje, gdy fundacja jest zarządzana nieprawidłowo. Ustawa słusznie zatem uznaje, że to właśnie zgromadzenie beneficjentów powinno mieć decydujący głos w kwestii wyboru podmiotu, który zweryfikuje działalność zarządu. Decyzja ta nie może być delegowana do zarządu — byłoby to sprzeczne z samą istotą audytu jako instrumentu niezależnej kontroli.

Więcej informacji o zasadach działania tej instytucji znajduje się na stronie fundacja rodzinna.

Jakie obowiązki ma zarząd podczas audytu fundacji rodzinnej?

Obowiązki zarządu w procesie audytowym mają natomiast charakter organizacyjny. Zarząd jest zobowiązany do udostępnienia audytorom wszelkich dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia audytu, w tym listy beneficjentów, dokumentacji finansowej, umów i innych materiałów dotyczących działalności fundacji. Co kluczowe, zarząd ponosi odpowiedzialność za kompletność i rzetelność udostępnianych informacji. Celowe zatajenie dokumentów, ich zniszczenie lub utrudnianie pracy audytora to zachowania, które mogą rodzić odpowiedzialność prawną zarówno cywilną, jak i karną. Brak audytu w ogóle, gdy ustawa go nakazuje, również obciąża zarząd, który jest organem prowadzącym bieżące sprawy fundacji i odpowiada za zapewnienie jej prawidłowego funkcjonowania.

W zakresie weryfikacji dokumentacji finansowej pomocne mogą być również profesjonalne audyty księgowe.

Jaka jest rola fundatora w audycie fundacji rodzinnej?

Rola fundatora jest bardziej złożona i zmienia się w czasie. W momencie zakładania fundacji to fundator kształtuje jej statut, cel i zasady działania — w tym postanowienia dotyczące organów i podziału kompetencji. Po rejestracji fundacja staje się jednak bytem niezależnym, działającym na podstawie ustawy i statutu, a nie woli fundatora. W praktyce jednak granica ta bywa płynna: fundator często pełni też funkcję w zarządzie albo zachowuje istotny wpływ na zgromadzenie beneficjentów. Im bardziej fundator angażuje się w bieżące zarządzanie, tym bardziej narasta ryzyko konfliktu interesów przy audycie, co jest jednym z powodów, dla których ustawodawca tak rygorystycznie podszedł do kwestii niezależności audytora.

Jaką rolę pełni rada nadzorcza po audycie?

Rada nadzorcza, jeśli została powołana w statucie, pełni w procesie audytowym rolę odbiorcy raportu. Zarząd przekazuje raport z audytu radzie nadzorczej i zgromadzeniu beneficjentów, a rada nadzorcza ma prawo i obowiązek zapoznać się z jego treścią i zareagować na ewentualne nieprawidłowości. W fundacjach rodzinnych, w których rada nadzorcza jest realnie aktywnym organem, może ona stać się pierwszą linią odpowiedzi na ustalenia audytorów, inicjując działania naprawcze, żądając wyjaśnień od zarządu lub rekomendując zmiany w polityce zarządzania aktywami.

Co dzieje się po zakończeniu audytu fundacji rodzinnej?

Ustalenia audytorów nie mają mocy wiążącej w tym sensie, że żaden organ administracji publicznej nie może na ich podstawie automatycznie wszcząć postępowania. Ale to nie znaczy, że raport pozostaje bez konsekwencji. Jeśli audyt ujawnił nieprawidłowości, na przykład świadczenia wypłacone beneficjentom bez podstawy statutowej, działalność wykraczającą poza zakres dopuszczony przez art. 5 ustawy, czy błędy w realizacji zobowiązań publicznoprawnych, zarząd jest zobowiązany do podjęcia działań naprawczych. Zignorowanie ustaleń audytu i niepodjęcie korekty to przepis na poważniejsze problemy: jeżeli te same nieprawidłowości wykryje Krajowa Administracja Skarbowa w toku kontroli podatkowej, fundacja nie będzie mogła zasłonić się niewiedzą.

W przypadku problemów związanych z postępowaniem organów skarbowych sprawdź również kontrola podatkowa Wrocław.

Kto odpowiada za prawidłowy przebieg audytu?

Audyt fundacji rodzinnej to proces, który działa tylko wtedy, gdy każdy z podmiotów poważnie podchodzi do swoich obowiązków. Zgromadzenie beneficjentów musi wybierać audytora świadomie i z dbałością o jego niezależność. Zarząd musi w pełni współpracować i nie traktować audytu jako zagrożenia, lecz jako szansy na zidentyfikowanie problemów zanim urosną. Rada nadzorcza musi aktywnie reagować na wyniki. Fundator zaś powinien już na etapie projektowania fundacji zadbać o to, by jej struktura i statut umożliwiały rzetelne przeprowadzenie audytu, bez konfliktu interesów i bez pokusy ukrywania informacji.

Kancelaria LITIGATO oferuje kompleksowe wsparcie dla fundacji rodzinnych na każdym etapie — od przygotowania do audytu i koordynacji procesu wyboru audytora, po doradztwo w zakresie działań naprawczych po jego zakończeniu. Zapraszamy do kontaktu — nasi doświadczeni eksperci chętnie pomogą Państwu zadbać o prawidłowe funkcjonowanie fundacji i spokój wszystkich jej uczestników. Jeżeli potrzebna jest Państwu doświadczona kancelaria prawno podatkowa, zapraszamy do kontaktu z zespołem LITIGATO.

Marta Aniszewska

Radca prawny

Telefon: +48 662 162 798
Email: marta.aniszewska@litigato.pl

Umów konsultację

Tomasz Prokurat

Radca prawny | Doradca podatkowy

Telefon: +48 508 327 308
Email: tomasz.prokurat@litigato.pl

Umów konsultację