Jakie dokumenty przygotować przed audytem fundacji rodzinnej? 

Dokumenty fundacyjne i rejestrowe

Punktem wyjścia każdego audytu jest weryfikacja tożsamości prawnej fundacji — jej aktu założycielskiego, statutu wraz ze wszystkimi zmianami, aktualnego odpisu z rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim oraz spisu mienia wniesionego do fundacji. Statut to dokument kluczowy nie tylko formalnie — jego treść wyznacza granice dozwolonej działalności fundacji i sposób działania jej organów. Każda zmiana statutu powinna być dokonana w zgodzie z treścia statutu w formie aktu notarialnego i ujawniona w rejestrze. Rozbieżność między tekstem statutu a wpisem w rejestrze to jeden z pierwszych sygnałów ostrzegawczych, na który audytorzy zwrócą uwagę. Przy analizie zasad działania fundacji sprawdź również, jakie ma Fundacja rodzinna zalety i wady z punktu widzenia jej struktury i obowiązków prawnych.

Lista beneficjentów fundacji rodzinnej

Nieaktualność lub brak listy beneficjentów to jeden z poważniejszych problemów, jakie mogą ujawnić się podczas audytu. Lista beneficjentów nie jest dokumentem wewnętrznym, który zarząd może prowadzić w dowolnej formie — jej treść przekłada się bezpośrednio na obowiązki podatkowe fundacji jako płatnika PIT oraz na jej obowiązki w zakresie zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Każda zmiana w gronie beneficjentów — ich dodanie, wykreślenie, zmiana zakresu uprawnień — powinna być niezwłocznie odzwierciedlona w dokumentacji wewnętrznej i, w stosownych przypadkach, w CRBR. Brak aktualizacji w tym obszarze to naruszenie zarówno przepisów ustawy o fundacji rodzinnej, jak i przepisów AML. Więcej informacji o zasadach funkcjonowania tej instytucji znajdziesz na stronie Fundacja rodzinna.

Dokumentacja uchwałodawcza organów fundacji

Audytorzy badają nie tylko to, co fundacja robiła, ale też w jaki sposób podejmowała decyzje. Uchwały zarządu, rady nadzorczej i zgromadzenia beneficjentów wraz z protokołami z posiedzeń, listami obecności i potwierdzeniami zachowania wymaganego quorum stanowią dowód, że działania fundacji były podejmowane legalnie i w odpowiedniej formie. Brakujące protokoły, uchwały bez podpisów lub zebrania, na których nie zachowano statutowego quorum, mogą podważyć ważność podjętych decyzji, w tym decyzji o wypłacie świadczeń beneficjentom.

Dokumentacja podatkowa fundacji rodzinnej

Audytorzy będą weryfikować kompletność i terminowość złożonych deklaracji podatkowych — zarówno w zakresie CIT, jak i PIT. Jeśli fundacja dokonywała transakcji z podmiotami powiązanymi, niezbędna może okazać się także dokumentacja cen transferowych spełniająca warunki określone w przepisach ustawy o CIT. Brak takiej dokumentacji lub jej niespójność z wartościami wykazanymi w deklaracjach to obszar wysokiego ryzyka podatkowego. W przypadku postępowań prowadzonych przez organy podatkowe sprawdź również, jak wygląda kontrola podatkowa Wrocław.

Umowy i podstawy prawne świadczeń dla beneficjentów

Każde świadczenie wypłacone lub przekazane beneficjentowi musi mieć podstawę w statucie fundacji i powinno być udokumentowane stosowną umową lub uchwałą. Audytorzy sprawdzą, czy wszystkie wypłaty i nieodpłatne korzyści miały właściwe uzasadnienie. Świadczenia dokonane bez podstawy statutowej lub na warunkach odbiegających od rynkowych mogą zostać zakwalifikowane jako opodatkowane 15% CIT. Dlatego umowy pożyczek, warunki użyczenia nieruchomości czy zasady korzystania z majątku fundacji przez beneficjentów muszą być precyzyjnie udokumentowane i zgodne z warunkami rynkowymi.

Sprawozdania finansowe i dokumentacja AML

Sprawozdania finansowe fundacji za wszystkie lata objęte audytem, a w przypadku fundacji podlegających badaniu przez biegłego rewidenta — również raporty z tych badań, stanowią jeden z filarów analizy audytorskiej. Uzupełnieniem jest dokumentacja w zakresie AML: fundacja rodzinna funkcjonuje jako odpowiednik trustu w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, co rodzi konkretne obowiązki — w tym obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR i bieżącego aktualizowania tych danych. Weryfikację dokumentacji finansowej mogą uzupełniać również Audyty księgowe.

Kompletność dokumentacji jako dowód zgodności z prawem

Kluczowy wniosek jest jeden: kompletność i aktualność dokumentacji fundacji rodzinnej nie jest kwestią estetyki. To jedyny sposób, w jaki fundacja może udowodnić — audytorom, organom podatkowym i ewentualnie sądom — że działa zgodnie z prawem, statutem i celem, dla którego została powołana. Fundacja, która nie potrafi udokumentować swoich działań, stoi na znacznie słabszej pozycji w każdym sporze.

Kancelaria LITIGATO oferuje kompleksowe wsparcie przy przygotowaniu do audytu fundacji rodzinnej — od przeglądu kompletności dokumentacji po usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości przed właściwym postępowaniem audytowym. Jako kancelaria prawno podatkowa wspieramy klientów w sprawach wymagających połączenia analizy prawnej i podatkowej. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jakie działania warto podjąć, zanim pojawią się audytorzy.

Marta Aniszewska

Radca prawny

Telefon: +48 662 162 798
Email: marta.aniszewska@litigato.pl

Umów konsultację

Tomasz Prokurat

Radca prawny | Doradca podatkowy

Telefon: +48 508 327 308
Email: tomasz.prokurat@litigato.pl

Umów konsultację