Krajowy System e-Faktur – rewolucja podatkowa od 2026 roku!

Po co został wprowadzony KSeF? 

Wraz z wprowadzeniem KSeF tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane – jednolite pliki XML przesyłane wyłącznie przez system Ministerstwa Finansów. Wprowadzenie KSeF ma kilka celów. Po pierwsze, bieżący dostęp organów podatkowych do wszystkich faktur wystawianych w kraju. Po drugie, uproszczenie obiegu dokumentów i zmniejszenie kosztów ich obsługi. Po trzecie, wyeliminowanie ryzyka zagubienia lub zniszczenia faktur – wszystkie będą archiwizowane centralnie przez administrację skarbową przez co najmniej 10 lat. Faktura uzyskuje moc prawną w momencie nadania jej numeru identyfikacyjnego przez system, co jednoznacznie potwierdza jej wystawienie i przesłanie do odbiorcy. 

Harmonogram wdrożenia KSeF 

Obowiązek korzystania z KSeF został rozłożony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. systemem zostaną objęci najwięksi podatnicy – przedsiębiorstwa, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Mikroprzedsiębiorcy o sprzedaży nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie uzyskali dodatkowe 9 miesięcy na wdrożenie – dla nich obowiązek zacznie się od 1 stycznia 2027 r. 

Warto zwrócić uwagę, że daty te odnoszą się do obowiązku wystawiania faktur przez KSeF. Odbiór faktur ustrukturyzowanych stanie się konieczny wcześniej – przedsiębiorcy będą musieli pobierać je z systemu nawet wtedy, gdy sami jeszcze nie zostali objęci obowiązkiem ich wystawiania. 

Kogo obejmie KSeF? 

KSeF obejmie wszystkich podatników posiadających polski NIP i wystawiających faktury. Nie ma znaczenia branża, forma prawna czy wielkość przedsiębiorstwa – kluczowy jest status podatnika w rozumieniu ustawy o VAT. Nawet podmioty zwolnione z VAT, jeśli wystawiają faktury, zostaną objęte systemem. 

Przewidziano jednak kilka wyjątków. Obowiązek nie obejmie faktur konsumenckich wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności. Te dokumenty nadal będzie można wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej, choć ustawodawca dopuścił możliwość dobrowolnego wprowadzenia ich do KSeF. Wyłączone z obligatoryjnego systemu pozostają także faktury VAT RR wystawiane przez rolników ryczałtowych oraz paragony z NIP do kwoty 450 zł. Dla kontrahentów zagranicznych polski podatnik również będzie musiał wystawić fakturę w KSeF, jednak jej kopię trzeba będzie dodatkowo przekazać odbiorcy tradycyjnym kanałem, ponieważ zagraniczni nabywcy nie mają dostępu do systemu. 

Sprawdź ofertę naszych usług – Doradca Podatkowy Warszawa

Okres przejściowy i ułatwienia w KSeF 

Rok 2026 został przewidziany jako czas adaptacji. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że do końca tego roku nie będą stosowane sankcje za błędy czy uchybienia związane z KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy zyskają okres ochronny, w którym będą mogli testować nowe rozwiązania bez ryzyka kar finansowych. 

Ponadto, do końca 2026 r. utrzymano możliwość korzystania z kas rejestrujących przy wystawianiu paragonów pełniących funkcję faktur uproszczonych. Obowiązek wskazywania numeru KSeF w tytułach przelewów bankowych również został przesunięty na 2027 r. Nowelizacja wprowadza także tzw. tryb offline24 – możliwość wystawienia faktury poza systemem w przypadku awarii lub braku dostępu do Internetu, z obowiązkiem jej wgrania do KSeF w ciągu 24 godzin. 

Ustawodawca przewidział również zachęty. Od 2026 r. podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co ma istotne znaczenie dla płynności finansowej przedsiębiorstw. Wprowadzono również możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych, co ułatwi prowadzenie rozliczeń w branżach wymagających szczegółowej dokumentacji. 

Kwestie problematyczne 

Sporo wątpliwości budzi kwestia momentu powstania prawa do odliczenia VAT. Zgodnie z nowymi regulacjami, decydująca będzie data nadania fakturze numeru w KSeF, a więc moment jej przetworzenia przez system. Pojawiają się głosy, że rozwiązanie to może być sprzeczne z unijną zasadą neutralności VAT, jeśli opóźnienia w działaniu systemu przesuną prawo do odliczenia na następny okres rozliczeniowy. Ministerstwo Finansów zapewnia jednak, że faktury będą rejestrowane niezwłocznie, a ryzyko przesunięć ma być marginalne. 

Inną kwestią jest przygotowanie techniczne firm. Aby sprostać nowym wymogom, konieczne będzie wdrożenie odpowiedniego oprogramowania księgowego zintegrowanego z KSeF, przeszkolenie pracowników oraz wprowadzenie nowych procedur obiegu dokumentów. Brak dostosowania procesów może skutkować nie tylko problemami organizacyjnymi, lecz także poważnymi konsekwencjami podatkowymi – faktura wystawiona poza KSeF będzie bowiem uznawana za niewystawioną. 

Znaczenie KSeF dla przedsiębiorców 

Wdrożenie KSeF to fundamentalna zmiana w praktyce gospodarczej. Z jednej strony nakłada na przedsiębiorców obowiązki dostosowawcze i wymaga inwestycji w systemy informatyczne, z drugiej jednak oferuje realne korzyści: eliminację obowiązku przechowywania faktur, szybszy zwrot VAT, większą pewność w zakresie obrotu gospodarczego i ograniczenie ryzyka nadużyć. W dłuższej perspektywie system może stać się narzędziem realnie usprawniającym procesy podatkowe i księgowe. 

Skorzystaj z porad specjalistów LITIGATO 

Obowiązkowy KSeF to wyzwanie, ale także szansa na nowoczesne i bezpieczne prowadzenie działalności gospodarczej. Warto wykorzystać okres przejściowy, aby odpowiednio przygotować się do nowego systemu – od strony technicznej, księgowej i podatkowej. Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w tym procesie, oferując doradztwo prawne, podatkowe i organizacyjne, a także pomoc we wdrożeniu odpowiednich procedur.

Kancelaria podatkowa Warszawa LITIGATO – Skontaktuj sie nami! Nasi doradcy podatkowi w stolicy pomogą zapewnić twojej firmie pełne bezpieczeństwo i sprawne przejście do obowiązkowego e-fakturowania. 

Tomasz Prokurat

Radca prawny | Doradca podatkowy

Telefon: +48 508 327 308
Email: tomasz.prokurat@litigato.pl

Marta Aniszewska

Radca prawny

Telefon: +48 662 162 798
Email: marta.aniszewska@litigato.pl