Koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu 

Podstawy prawne rozliczania kosztów 

Podstawą prawną, która reguluje możliwość rozliczania kosztów mieszkania w firmie, jest art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawy o PIT). Zgodnie z jego brzmieniem kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie został wyłączony z katalogu kosztów.

Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów te wydatki, które rzeczywiście mają związek z prowadzoną działalnością, a nie te, które służą wyłącznie celom prywatnym. 

Sprawdź: Uslugi księgowe Warszawa

Jakie wydatki można odliczyć? 

Do kosztów działalności można zaliczyć: 

• część czynszu,  

• część opłat administracyjnych,  

• część rachunków za prąd, gaz, wodę czy ogrzewanie.  

Przedsiębiorcy korzystają również z odliczeń dotyczących Internetu i telefonu, a w przypadku mieszkań kupionych na kredyt – proporcjonalnie także odsetek od rat hipotecznych.  

Jeżeli mieszkanie wymagało dostosowania do potrzeb biura, np. odmalowania pokoju, wymiany drzwi czy zakupu klimatyzacji, również część takich wydatków można ująć w rozliczeniu podatkowym. Kluczowe jest jednak ustalenie proporcji –  np. jeśli biuro zajmuje 20% powierzchni mieszkania, to tylko taka część czynszu i mediów może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. 

Jak ustalić proporcję kosztów? 

W praktyce istnieją różne sposoby wyliczenia tej proporcji. Najczęściej stosuje się metodę powierzchniową, czyli ustalenie, jaka część mieszkania jest przeznaczona na działalność. Jeżeli przedsiębiorca posiada wydzielony gabinet o powierzchni 12 m² w mieszkaniu liczącym 60 m², to kosztem firmowym będzie 20% opłat mieszkaniowych.

Drugim rozwiązaniem jest posłużenie się licznikami – np. oddzielnym pomiarem zużycia prądu w pokoju biurowym. W przypadku Internetu czy telefonu fiskus dopuszcza również rozliczanie kosztów według czasu użytkowania – przykładowo, jeśli z sieci korzysta się w 70% w celach zawodowych, a w 30% prywatnie, odliczyć można właśnie 70% faktury. 

Amortyzacja mieszkań po zmianach w prawie 

Warto przy tym pamiętać, że od 2023 roku nie jest już możliwa amortyzacja mieszkań wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Zmiany wprowadzone przez tzw. Polski Ład spowodowały, że przedsiębiorcy nie mogą zaliczać odpisów amortyzacyjnych od lokali mieszkalnych do kosztów podatkowych. Nadal jednak możliwa jest amortyzacja lokali użytkowych – biur, magazynów czy lokali usługowych. 

Odliczenie VAT w praktyce 

Osobnym zagadnieniem jest odliczenie VAT. W przypadku mediów, takich jak prąd czy Internet, przedsiębiorca może odliczyć podatek proporcjonalnie do części wykorzystanej na potrzeby działalności. Jeśli natomiast chodzi o zakup mieszkania, co do zasady nie ma możliwości odliczenia VAT, ponieważ lokale mieszkalne są przeznaczone do celów prywatnych. Wyjątkiem są sytuacje, gdy mieszkanie zostało nabyte wyłącznie na potrzeby firmowe i nie jest wykorzystywane w celach mieszkaniowych. 

Limity  

Nie istnieje żaden sztywny limit kwotowy, jeśli chodzi o rozliczanie kosztów mieszkania w działalności. Kluczowa jest zasada proporcjonalności i udokumentowania. Przedsiębiorca musi być w stanie uzasadnić przyjętą proporcję i stosować ją konsekwentnie. W praktyce najczęściej rozlicza się od 20% do 30% opłat mieszkaniowych, ale jeśli działalność zajmuje większą część mieszkania, proporcja może być wyższa. 

Dokumentacja a bezpieczeństwo rozliczeń 

Na koniec warto podkreślić, że przy rozliczaniu biura w domu niezwykle istotna jest dokumentacja. Faktury powinny być wystawione na przedsiębiorcę, a w przypadku wspólnych rachunków (np. za media) dobrze jest sporządzić notatkę wewnętrzną, w której wskazuje się metodę obliczenia proporcji. Przyjęte rozwiązanie musi być stosowane konsekwentnie i możliwe do obrony podczas kontroli podatkowej. 

Skontaktuj się z LITIGATO 

Jeżeli zastanawiasz się, jak poprawnie obliczyć proporcję kosztów mieszkania w działalności, czy możesz rozliczyć odsetki od kredytu albo jakie wydatki na remont można zakwalifikować jako koszty firmowe.

Skontaktuj się z nami! LITIGATO – Kancelaria podatkowa Warszawa. Pomożemy Ci przygotować bezpieczne rozliczenia i zadbać, aby Twoje biuro w domu było korzystne podatkowo i zgodne z przepisami. 

Tomasz Prokurat

Radca prawny | Doradca podatkowy

Telefon: +48 508 327 308
Email: tomasz.prokurat@litigato.pl

Marta Aniszewska

Radca prawny

Telefon: +48 662 162 798
Email: marta.aniszewska@litigato.pl